Czy pokolenie Y ma problem z dzieleniem się wiedzą w organizacji?


Kompetencje / sobota, Czerwiec 30th, 2018

Przedstawiciele pokolenia Y wydają się szczególnie predestynowani do swobodnego dzielenia się wiedzą. Dorastali przecież w czasach rozwoju Internetu i narzędzi teleinformatycznych. Tymczasem, to właśnie w firmach zatrudniających młodych, utalentowanych ludzi problemy z dzieleniem się i zarządzaniem wiedzą są bardzo widoczne.

Wyraźnie większa dynamika i nieprzewidywalność rynków to znamiona ostatnich lat. W zmieniających się warunkach konkurencyjność organizacji na rynku zaczęły determinować zasoby niematerialne, czyli wiedza i związana z nią innowacja oraz kapitał intelektualny.

Rynek wymaga coraz bardziej efektywnego wykorzystania potencjału wiedzy pracowników. Niezwykle ważne by w sposób optymalny czerpać z ich odmiennych możliwości, potencjału i wiedzy, czyli świadomie tą wiedzą zarządzać. Waga i znaczenie budowania przewagi konkurencyjnej w oparciu o posiadaną wiedzę staje się jednym z kluczowych wyzwań dla osób zarządzających firmami i przedstawicieli działów HR.

Stworzenie rozwiązania służącego rozstrzygnięciu, jaka wiedza ma dla organizacji kluczowe znaczenie i jak tę wiedzę wykorzystać jako narzędzie osiągnięcia przewagi konkurencyjnej to wyzwanie dla działających na rynku polskim firm. Ogromne znaczenie ma budowanie środowiska, w którym doświadczenie zdobywane przez pracowników oraz tworzone przez nich rozwiązania są w jak największym stopniu upowszechniane w obrębie firmy. Taka strategia wymaga rozwiązań wzmacniających motywację pracowników do dzielenia się codziennie zdobywaną i wykorzystywaną wiedzą przy wsparciu odpowiedniej infrastruktury, także informatycznej.

Nie bez znaczenia na problemy z dzieleniem się wiedzą przez pokolenie Y jest specyfika polskich doświadczeń związana z transformacją ustrojową początku lat 90-tych, a także zapoczątkowanych przez nią przemian obejmujących m.in.: wstąpienie Polski do UE w 2004 r. oraz fakt, że młodsi przedstawiciele pokolenia są pierwszą grupą, dla której olbrzymia różnorodność dostępnych na rynku produktów i usług, otwarte granice i swobodny przepływ informacji jest jedyną znaną rzeczywistością.

Jak wynika z Raportu podsumowującego badania prowadzone w ramach projektu „Ucząca się organizacja 2.0” realizowanego przez portal Interia.pl oraz Wszechnice Uniwersytetu Jagiellońskiego: „Pokolenie Y: nawyki i potrzeby wpływające na dzielenie się wiedzą”, intensywne wykorzystanie narzędzi ICT, to prawdopodobnie jeden z czynników o najbardziej istotnym wpływie na nawyki pracy przedstawicieli pokolenia Y.

Przedstawiciele starszej jego części studiowali i podejmowali pracę w świecie, w którym natychmiastowy dostęp do olbrzymiego zasobu informacji i bezpośredni kontakt z każdą znaną osobą stał się naturalnym. Natomiast przedstawiciele młodszej części pokolenia Y innego świata w ogóle nie znają.

Nawyki dotyczące wykonywania zadań i rozwiązywania problemów

Aby zrozumieć podejście pracowników pokolenia Y do zarządzania wiedzą trzeba mieć świadomość zarówno ich cech, jak i nawyków związanych z wykonywaniem zadań, poszukiwaniem informacji, komunikacją, rozwiązywaniem problemów oraz przetwarzaniem, gromadzeniem i udostępnianiem wiedzy.

Nawyk szerokiego i z konieczności płytkiego przetwarzania informacji – wydaje się być dobrym przystosowaniem do sytuacji, w której ilość dostępnych „na wyciągnięcie ręki” danych jest znacznie większa niż zasoby poznawcze korzystającej z nich osoby. Można spodziewać się, że funkcjonowanie w warunkach ciągłego napływu bodźców stanowi dobry trening selektywności w przetwarzaniu informacji i lepiej przygotowuje do przełączania się między zadaniami.

Wreszcie, powszechność sytuacji, w których konkretny problem został już gdzieś przez kogoś rozwiązany sprawia, że inwestowanie wysiłku w „wyważanie otwartych drzwi” staje się nieracjonalne – znacznie efektywnej jest znaleźć gotowe rozwiązanie lub poprosić o pomoc osobę, która może tego rozwiązania dostarczyć. Koszty takiego stylu pracy, to jednak wyrywkowy niezakorzeniony w szerszym kontekście charakter wiedzy i mniejsza umiejętność radzenia sobie w sytuacjach, w których gotowe rozwiązanie nie jest dostępne.

Pokoleniu Y przypisuje się większą niż u przedstawicieli poprzednich generacji elastyczność i otwartość na zmianę, gotowość do uczenia się i niechęć do długofalowych zobowiązań wiążąc te cechy z przystosowaniem się do coraz dynamiczniej zmieniającego się otoczenia oraz doświadczeniami wskazującymi na nietrwałość instytucji społecznych a także wysoką potrzebę dostrzegania sensu w wykonywanej pracy oraz dużą wrażliwość na aspekty społeczne. Immanentną cechą pokolenia Y jest również docenianie równowagi pomiędzy pracą a życiem rodzinnym i realizacją pasji.

U źródeł postawy pokolenia Y wobec pracy leży, z jednej strony bardziej kompleksowy, uwzględniający równowagę między różnymi sferami życia system życiowych dążeń, a z drugiej strony bardziej transakcyjny, pragmatyczny sposób definiowania relacji z pracodawcą i większa świadomość nietrwałości instytucji społecznych niż w poprzednich pokoleniach.

Bariery związane z dzieleniem się wiedzą

Podstawowe bariery dla dzielenia się wiedzą to m.in.: brak czasu, brak jasnej instrukcji czy procedury, która pozwoliłaby trzymać się określonych standardów, a także brak jednego narzędzia używanego przez wszystkich do tego samego celu. W przypadku korzystania ze zgromadzonej, zarchiwizowanej wiedzy, barierą w korzystaniu z niej jest brak aktualizacji, problemy z wyszukaniem właściwych treści, niekompletność materiałów oraz brak kryteriów, które w szybki sposób pozwoliłyby ocenić przydatność danych.

Niechęć do współtworzenia firmowych systemów dzielenia się wiedzą może wynikać z tego, że tworzenie bazy wiedzy od podstaw wymaga nadmiernej cierpliwości i wytrwałości od jednostki pracującej w skupieniu i oderwaniu od innych zadań. Natomiast niechęć do korzystania z tych systemów – z tego, że potrzebne informacje nie są widoczne po pierwszym, pobieżnym przejrzeniu bazy czy repozytorium, a także z tego, że potrzebne informacje mają charakter ogólny i nie pozwalają na łatwe odniesienie ich do konkretnego problemu.

Jakie powinny być narzędzia do dzielenia się wiedzą?

W tworzeniu rozwiązań dopasowanych do potrzeb pokolenia Y trzeba uwzględnić otwartość na korzystanie z pomocy współpracowników a także znaczącą rolę źródeł osobowych w odróżnieniu od bezosobowych baz danych czy procedur.

Stosowane rozwiązania powinny umożliwiać udostępnianie i rekomendowanie innych wartościowych treści, dając przestrzeń dla motywacyjnego wpływu zasady wzajemności. Ważnym czynnikiem jest też fakt, że przedstawiciele pokolenia Y silnie dbają o swoją tożsamość i wizerunek, dlatego rozwiązania organizacyjne i informatyczne dotyczące aktywności konkretnego pracownika w sieci powinny respektować potrzeby związane ze świadomym budowaniem wizerunku – np. poprzez możliwość kontrolowania grona adresatów publikowanych treści, edytowania własnych. Aktywność pracowników w różnego rodzaju systemach zarządzania wiedzą może być traktowana jako sposób budowania swojej tożsamości zawodowej.

Gdy urzeczywistniamy jakiś projekt, podczas rozwiązywania poszczególnych problemów i realizacji zadań wyraźnie widać, że każde nowe wyzwanie czy napotkana trudność są okazją do wytwarzania wiedzy i dzielenia się nią.

Ciekawym rozwiązaniem służącym do zarządzania wiedzą i wydaje się dostosowanym do nawyków i potrzeb pokolenia Y jest system Y-Box -wewnętrzna platforma informatyczna. Darmowa, oparta na licencji Open Source, co sprawia że można ją modyfikować, uzupełniać o nowe funkcje, dzięki którym będzie dopasowana do potrzeb użytkownika. Dzięki formule znanej z serwisów społecznościowych można stale komunikować się z innymi zapisując zadania do wykonania, ustalając spotkania, dyskutując, dodając pliki oraz dokumentując. Wszystko trafi do archiwum Y-Box’a więc w razie potrzeby wszystkie informacje o projekcie stają się łatwe do odnalezienia.

Narzędzia informatyczne służące dzieleniu się wiedzą powinny być stale dostępne i możliwe do obsługi za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Treści dostępne za pośrednictwem narzędzi do zarządzania wiedzą powinny być zorganizowane wielopłaszczyznowo z bardzo krótkimi, zwięzłymi informacjami, które mogą zostać w razie potrzeby pogłębione i rozbudowane.  Wydaje się więc, że projektowanie tego typu systemów powinno koncentrować się na dostarczaniu odpowiedzi na pytanie „w jaki sposób w przeszłości rozwiązywano ten problem”.

.

 

www.kadry.abc.com.pl

Dodaj komentarz