Menadżer w świecie VUCA

We współczesnym biznesie zarządzanie zmianą należy do najważniejszych kompetencji menedżerów.

Skuteczny menedżer odnajduje się w burzliwej rzeczywistości określanej jako VUCA. To akronim wprowadzony przez amerykańskich wojskowych strategów z U.S. Army War College na określenie sytuacji, jak powstała po zakończeniu Zimnej Wojny: Volatility (zmienność, ulotność), Uncertainty (niepewność), Complexity (złożoność) i Ambiguity (niejednoznaczność). Każda z cech nowej rzeczywistości stanowi wyzwanie dla menedżera i wymaga przemyślanego podejścia.

Cztery wyzwania

Przyjrzyjmy się każdemu z czynników świata VUCA:

Volatility (zmienność, ulotność)

  • Charakterystyka: Wyzwanie stanowią szybkie zmiany przebiegający w sposób chaotyczny, uniemożliwiające określenie jakichkolwiek trendów lub znalezienie wzorców postępowania.
  • Przykłady: niestabilność systemu prawnego np. wprowadzenie tzw. opłaty paliwowej, zmiany zamówień usług związane z klęskami żywiołowymi np. trzęsienie ziemi we Włoszech, wybuch wulkanu na Islandii.
  • Skutki: W efekcie szybkości zachodzących zmian długoterminowe szczegółowe plany tworzone przez menedżerów ulegają dezaktualizacji, ponieważ warunki i założenia na bazie których tworzono plan np. 12 miesięcy wcześniej, już się zmieniły.

Uncertainty (niepewność)

  • Charakterystyka: Wyzwanie stanowi fakt, że na podstawie doświadczeń z przeszłości trudno jest wnioskować o przyszłości. Pojawiają się wciąż nowe wyjątki od reguł, a nawet wyjątki od wyjątków, a same reguły tracą swoją aktualność.
  • Przykłady: utrata klientów w wyniku zmiany dostawcy usług transportowych, nieprzedłużenie  lub cofnięcie koncesji.
  • Skutki: W warunkach niepewności menedżerowie mają niski poziom świadomości i zrozumienia występujących zdarzeń i problemów. W efekcie trudno jest przewidzieć jaki będzie skutek podejmowanych działań, co może prowadzić do wydłużenia procesu planowania (aby zmniejszyć niepewność). Może to prowadzić do spełnienia się menedżerskiego powiedzenia: jeśli chcesz być czegoś na 100% pewny, będziesz na 100% spóźniony.

Complexity (złożoność)

  • Charakterystyka: Wyzwanie stanowią nakładanie się różnych obszarów działalności oraz wpływu czynników zewnętrznych, co powoduje trudności w identyfikacji łańcucha przyczynowo-skutkowego podejmowanych działań i pojawiających się problemów.
  • Przykłady: działalność na rynkach różniących się regulacjami prawnymi, procedurami, taryfami celnymi, językami i kulturą.
  • Skutki: Menedżerowie są w posiadaniu części informacji lub mogą przewidzieć niektóre zdarzenia, ale liczba i natura danych wpływają na proces podejmowania decyzji.

Ambiguity (niejednoznaczność)

  • Charakterystyka: Wyzwanie stanowią niejasność sytuacji, szansa na błędne odczytanie sygnałów płynących z otoczenia, mnogość znaczeń oraz brak wcześniejszych doświadczeń w danym obszarze. Oznacza to działanie w terenie określanym jako „nieznane nieznane”.
  • Przykłady: wejście na całkiem nowy rynek lub zaoferowanie usługi spoza tzw. kluczowych kompetencji firmy, spory związane z interpretacją przepisów prawa.
  • Skutki: Menedżerowie wychodzą poza swoją strefę komfortu i podejmują działania o zwiększonym ryzyku albo w obawie przed ryzykiem wstrzymują się od podejmowania decyzji.

Radzenie sobie w świecie VUCA

Świat VUCA wymaga zwracaniu uwagi na zmiany i kompetencji w obszarze zarządzania zmianą. Bob Johansen, z Institute for the Future, zaproponował, aby menedżerowie w odpowiedzi na sytuację VUCA zdobyli następujący zestaw umiejętności: Vision (Wizja), Understanding (Zrozumienie), Clarity (Jasność), oraz Agility (Zwinność), który nazwał „VUCA Prime”. Główne wskazówki dla menedżerów zestawiono w tabeli poniżej.

Czynnik VUCA Reakcja VUCA Prime
Volatility (zmienność) Vision (Wizja). Zamiast szczegółowych planów warto zadbać o wizję firmy lub wizję konkretnego przedsięwzięcia (np. wizję wejścia na nowy rynek), czyli opis stanu docelowego. Wizja taka pozwala na wyznaczenie kierunku w warunkach zmienności i jest dla menedżerów latarnią morską w czasie burzy.
Uncertainty (niepewność) Understanding (Zrozumienie). Reakcją na niepewność jest zdolność menedżera do pozyskiwania informacji zwrotnej z otoczenia – od pracowników, klientów czy dostawców. Efektywne zarządzanie w świecie VUCA wymaga kompetencji komunikacyjnych od menedżera oraz stworzenia warunków do otwartej komunikacji na wszystkich szczeblach firmy po to, aby zdobywane informacje płynęły jak najszybciej do osób podejmujących decyzje.
Complexity (złożoność) Clarity (Jasność). W odpowiedzi na złożoność menedżerowie opracowują jasny system zarządzania w firmie. Dzięki niemu pracownicy otrzymują rzetelnie opisane zadania i procesy. Ponadto, ukierunkowane na realizację wizji, decyzje menedżerów dają pracowników poczucie zmierzania w odpowiednim kierunku, pomimo pojawiającego się chaosu w otoczeniu. Tam, gdzie nie pomogą procedury, ważny jest rozwój pracowników, aby byli przygotowani na działania w złożonej sytuacji.
Ambiguity (niejednoznaczność) Agility (Zwinność). Kompetencją, która pomaga menedżerom w warunkach niejednoznaczności jest zwinność. Oznacza ona umiejętność rozpoznawania sytuacji za pomocą eksperymentów. Postawienie hipotezy, a następnie przeprowadzenie testu, pozwala na sprawdzenie czy dane działanie przynosi zakładany rezultat. Zamiast prowadzić długie dyskusje, lepiej jest przetestować dane rozwiązanie i zobaczyć, jaki będzie jego efekt.

.

Jarosław Rubin | Szkoła Zarządzania Zmianą
www.zmiana.edu.pl