Jak pokonać popołudniowy kryzys?

Efektywne wykonywanie trudnych zadań wymaga koncentracji i energii, trudno jednak być nieustannie skoncentrowanym przez osiem godzin w ciągu dnia. Gdzie więc szukać potrzebnej energii, żeby wykonać czekającą nas pracę? Jak wyłowić te cenne chwile, kiedy będziesz czuł się w najlepszej formie do wykonania najtrudniejszych zadań? I co robić, kiedy dopada nas senność?

Co mówią eksperci

To nierealne oczekiwać, że będziemy przez cały dzień mogli pracować na pełnych obrotach, mówi Carson Tate, autor Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style. Przecież nie oczekujesz od siebie, że mógłbyś nieprzerwanie i dziarsko maszerować przez osiem bitych godzin, przekonuje Tate. Jakby tego było mało, niewielu z nas śpi dostatecznie długo. Jedna trzecia Amerykanów przychodzi do pracy po przespaniu zaledwie sześciu godzin. To po prostu za mało, mówi Christopher Barnes, profesor zarządzania w szkole biznesu na University of Washington. Efekty tych deficytów mogą bardzo niekorzystnie wpływać na jakość twojej pracy. Oto kilka pomysłów na to, co zrobić, by odzyskać energię w ciągu dnia.

Wybieraj zadania

W ciągu dnia jest kilka optymalnych momentów, w których możesz być najbardziej twórczy i skoncentrowany, mówi Barnes. Większość ludzi funkcjonuje najlepiej wczesnym przedpołudniem i późnym popołudniem. Możesz dopasować swój dobowy rytm do grafiku, organizując swoją listę zadań zgodnie tym, kiedy twoja koncentracja osiąga najwyższą lub najniższą wartość. Tate zaleca, by w godzinach szczytowej energii wykonywać wszystko, co wymaga dużego skupienia, na przykład pisać teksty, podejmować trudne decyzje czy kodować. W godzinach dekoncentracji można przejść do zadań, które nie wymagają aż tak wielkiego skupienia: czyścić skrzynkę mailową, wypełniać sprawozdania wydatkowe czy oddzwaniać. Wtedy właśnie „zadania do wykonania” działają jak pamięć mięśniowa, mówi.

Wstań i rusz się

Każdy rodzaj aktywności fizycznej wzmocni na jakiś czas twoją uwagę i poziom energii. Wystarczy 10 minut, by znacznie podnieść swój poziom energii i koncentracji, mówi Tate. Możesz przejść się na szybki spacer dokoła kwartału, chodzić po schodach w górę i w dół, zrobić kilka pajacyków czy pompek, a nawet przeciągnąć się przy biurku. Najważniejszy jest ruch, który pompuje tlen do krwiobiegu i sprawia, że twoje ciało i umysł przezwyciężają zmęczenie. Umówiłeś się z kimś na spotkanie? Zamiast siedzieć w pomieszczeniu, zabierz tę osobę na spacer. Postaraj się też włączyć do swojego grafiku ćwiczenia. Jeżeli ćwiczysz regularnie, mówi Barnes, twój przeciętny poziom energii będzie utrzymywał się na wyższym poziomie.

Medytacje przy biurku

Steve Jobs ręczył za ich skuteczność. Ray Dalio, prezes funduszu hedgingowego Bridgewater Associates, który zarządzał kapitałem rzędu 165 miliardów dolarów, mówił, że kiedy je praktykuje, czuje się niczym ninja podczas walki. Ich tajną bronią były właśnie medytacje. Ćwiczenia uważności (mindfulness) to znakomity sposób na odnowę psychiczną w ciągu dnia, mówi Barnes. Badania mówią, że już kilkuminutowa medytacja może obniżyć poziom stresu i poprawić koncentrację zmęczonego umysłu. Jest to dla niego [umysłu] czas odpoczynku, który pozwala pozbyć się częściowo niepokoju, który to prowadzi do jeszcze szybszej utraty energii, przekonuje Barnes. Oddychać, to brzmi tak banalnie, mówi Tate. Ale 5-7 głębszych wdechów dostarcza organizmowi dużą dawkę tlenu, który właśnie jest odpowiedzialny za to wzmocnienie.

Przestań wierzyć w kofeinę

Często ulegamy wrażeniu, że łyk kawy ratuje nas przed skutkami popołudniowego letargu. Ale nie można liczyć na to, że przysporzy nam energii, mówi Barnes. Kofeina jedynie maskuje efekty spadku poziomu energii, blokując pewną substancję chemiczną, która informuje umysł o zmęczeniu. I choć to może przez jakiś czas działać, kofeina, podobnie jak każdy inny narkotyk, szybko zaczyna działać coraz słabiej. Im bardziej jesteś od niej uzależniony, tym słabsze będzie jej działanie i tym bardziej będziesz jej potrzebował, by powrócić do normalnego stanu, uzupełnia Barnes. Zaleca, by korzystać z kofeiny sporadycznie i strategicznie, by poczuć przypływ energii, na przykład przed dużym comiesięcznym spotkaniem albo po źle przespanej nocy. Nie pozwól, by spacer na kawę o 15:00 wszedł ci w nawyk, radzi Barnes.

Posłuchaj muzyki

Słuchanie muzyki to znakomity sposób na ożywienie lub uspokojenie, mówi Tate. Tak jak korzystasz z muzyki, by dodać sobie energii podczas ćwiczeń fizycznych, możesz zrobić to samo przed rozpoczęciem prezentacji zaplanowanej na 15:00, dodaje. Dobór odpowiedniej muzyki to kwestia bardzo indywidualna – żeby naładować się energią i wystartować, jednym potrzebna jest muzyka o szybkim tempie, innym zaś spokojna, gdyż pomaga im uspokoić umysł i skoncentrować się. Tate preferuje muzykę instrumentalną, bez tekstu, gdyż – jak mówi –pomaga przezwyciężać intelektualne rozprzężenie.

Powyłączaj urządzenia

Praca przy komputerze czy przez telefon do późnych godzin wieczornych zabiera ci energię, której będziesz potrzebował nazajutrz. Dzieje się tak, gdyż błękitna barwa światła emitowana przez ekrany naszych urządzeń hamuje wydzielanie melatoniny, substancji chemicznej, która mówi mózgowi, że czas na sen. To niezwykle ważne, by nie korzystać ze smartfonów ani laptopów na godzinę, dwie przed położeniem się spać, mówi Barnes. Najgorsze, co można zrobić, to korzystać z telefonu w łóżku. Oczywiście, jeżeli musisz koniecznie sprawdzić wtedy skrzynkę mailową, Barnes radzi skorzystać na przykład z aplikacji na smartfony f.lux lub Twilight, by widmo światła emitowanego przez telefon zmieniło się z niebieskiego na czerwone, kiedy zapada zmrok. Pomóc może również zakładanie okularów Uvex albo podobnych modeli, które filtrują niebieskie światło.

Pozwól sobie na dłuższy sen

Jeżeli usłyszałeś to raz, to tak jakbyś usłyszał to tysiąc razy: Najważniejszym czynnikiem w podnoszeniu poziomu energii w ciągu dnia jest dłuższy sen. Jeżeli chcesz w czymś być naprawdę dobry, idź się wyśpij, mówi Tate. Sen to najważniejszy czynnik decydujący o sukcesie. Zgadza się z tym poglądem Barnes. Ludziom się zdaje, że wystarczy im 5-6 godzin snu i wszystko będzie dobrze, ale nawet niewielki brak snu przyniesie zauważalne efekty. W badaniu przeprowadzonym w 2009 roku stwierdzono, że osoby, które ograniczyły sen do 5 godzin w ciągu doby, po czterech dniach wykazywały taki sam spadek wydajności w wykonywaniu prostych zadań umysłowych jak osoby, które miały 0,6 promila alkoholu we krwi. Jeśli zapewnisz sobie codziennie osiem godzin snu, mówi Barnes, spadki koncentracji w rytmie dnia będą o wiele płytsze i łatwiej będzie im zaradzić. Wtedy nie będziesz też potrzebować do tego żadnych specjalnych środków zapobiegawczych.

Zasady do zapamiętania:

Co robić:

  • medytuj albo rób ćwiczenia oddechowe, kiedy zauważasz, że spada twój poziom energii;
  • na godzinę przed snem odłóż swoje urządzenia i nie korzystaj z nich, postaraj się też regularnie spać 7-8 godzin;
  • słuchaj muzyki, która cię motywuje i ładuje twoje akumulatory.

Czego nie robić:

  • nie bierz się za ważne zadania, które wymagają kreatywności, kiedy robisz się senny – zostaw je sobie na czas, kiedy czujesz, że znów jesteś pełen energii;
  • nie spędzaj przy biurku całego dnia – chodź na krótkie spacery, przeciągaj się albo gimnastykuj się, żeby dodać sobie trochę energii;
  • nie uzależniaj się od kawy, żeby przetrwać popołudnie.

Case study

#1: Czerpanie energii z uważności

Dan Scalco przez jakiś czas zmagał się z problemem popołudniowego spadku energii. Będąc prezesem Digitalux, firmy z Holben w New Jersey specjalizującej się w marketingu cyfrowym, Dan pracował codziennie po 12 godzin, „gasząc pożary” u klientów, starając się o nowe zlecenia i kierując zespołem.

Zaczął przyjmować witaminy i stosować suplementy diety, chodzić na siłownię, a nawet ucinać sobie krótkie drzemki w pracy. Nic jednak nie działało na popołudniowe rozprzężenie.

Wtedy zaczął więcej czytać na temat strategii, które sprawdziły się w wypadku innych liderów biznesu.Zauważyłem, że wiele osób, które podziwiam, prezesów spółek i autorów książek, praktykuje jakiś rodzaj medytacji, mówi Dan. Na początku był trochę sceptyczny. Wcześniej zawsze traktowałem medytacje jako coś, czym się zajmowali hipisi, mówi. Im więcej jednak czytał o dobrodziejstwach medytacji, tym bardziej chciał tego spróbować.

W jego przypadku efekty były natychmiastowe. W trakcie rozmów z klientami albo z zespołem czuł, że ma więcej energii, a do tego jest bardziej rozluźniony i skoncentrowany. Teraz stara się medytować przynajmniej raz dziennie przez 15-20 minut, zazwyczaj między 14:30 a 15:00. Siada na kanapie w biurze albo na krześle z rękami spoczywającymi na kolanach i z zamkniętymi oczami, powtarzając w głowie wybraną mantrę. To trochę tak, jakbym był na wakacjach przez 20 minut dziennie, mówi. Potem czuję, jakby mi ktoś naładował akumulatory.

Mogę z czystym sumieniem powiedzieć, że medytacje, które praktykuję przynajmniej raz dziennie, zmieniły moje życie, mówi Dan. Dały mi dostęp do nieograniczonych zasobów energii i zwiększyły moją produktywność.

#2: Maksymalizacja wykorzystania czasu

Ryan Hulland był zmęczony jak pies po polowaniu. Jako wiceprezes i współwłaściciel Monitoring Management (MonMan), Charlotte, dostawca systemów HVAC i wyposażenia elektrycznego z Północnej Karoliny bardzo dużo pracował, starając się rozwinąć firmę. Wieczorami pomagał położyć spać swoje trzyletnie dziecko, a później wracał do komputera, by jeszcze popracować.

Zaczął pić więcej kawy i napojów energetycznych, ale zauważył, że po jakimś czasie przestały na niego działać. Wtedy zaczął regularnie spacerować, często po lunchu. Zauważył, że ćwiczenia go ożywiały i sprawiały, że łatwiej przychodziły mu do głowy kreatywne pomysły. Kiedy jednak wracał do biurka, często musiał powracać do nudnych zadań z dłuższej listy obowiązków, co natychmiast kasowało pozytywne efekty spaceru.

Zaczął więc dzielić swoją listę zadań na trzy mniejsze, zapisując je w kolumnach na białej tablicy w biurze; każdą z nich opisał nagłówkiem: zabawa dla zadań wymagających odrobiny kreatywnego myślenia, na przykład pisanie firmowego bloga; nudy dla zadań rutynowych, które nie wymagały od niego większej koncentracji czy zastanowienia, na przykład wypełnianie dokumentów; i pilne, gdzie trafiły rzeczy, które musiały być wykonane, niezależnie od tego, jak się czuł.

Staram się dopasować do sytuacji, dobierając sobie zadania do samopoczucia w danej chwili, mówi Ryan.Kiedy mam dużo energii, lubię robić rzeczy, które wymagają kreatywności i są ogólnie przyjemnie, kiedy zaś zaczyna mi jej brakować, przechodzę do robienia tego, co nudne.

Ryan przyznaje, że dzięki przeformatowaniu listy zadań udaje mu się o wiele więcej zrobić i lepiej wykorzystuje godziny największej koncentracji i energii. Choć mógłby bezmyślnie surfować po internecie w czasie, kiedy jego uwaga się osłabia, teraz zabiera się za wykonanie czegoś z kolumny nudy. Rzadko kiedy obecnie mam w ciągu dnia chwilę, w której nic bym nie robił, przyznaje.

Nadal pracuje tak samo długo, ale – jak szacuje – jest o 20-30% bardziej produktywny. Kiedy zaś wraca wieczorem do domu, jest mniej zmęczony niż dotychczas.

.

Carolyn O’Hara
hbr-logo