Czy komunikacja nakazowo-rozdzielcza jest skuteczna?


Komunikacja / wtorek, Czerwiec 2nd, 2015

Czy zastanawianie się nad tonem własnych komunikatów jest dla Ciebie stratą czasu?Niepotrzebnym zawracaniem głowy? Jeśli tak, chcę Ci przekazać niezbyt pozytywną wiadomość. Nadchodzi dobry czas dla tych, którzy sprawnie poruszają się po stylach komunikowania.

Czy komunikacja nakazowo-rozdzielcza faktycznie działa?

Prawdopodobnie jestem ponadprzeciętnie wyczulona na aspekt empatii, także w komunikacji pisemnej. Dość powiedzieć, że uważam to za istotny element prowadzenia biznesu i budowania relacji w tzw. środowisku pracy. Dlatego komunikacja oparta na systemie nakazów i rozkazów działa na mnie, jak płachta na byka. Tym bardziej, że taka forma nie jest konieczna. Założę się, że podwładni wolą inny styl komunikacji. Owszem, w niektórych okolicznościach (sytuacja kryzysowa) lub w stosunku do niektórych osób nakaz może być najlepszym sposobem osiągnięcia celu. Nie jest to jedyny skuteczny styl komunikacji. Piszę to ze świadomością, że wiele osób na kierowniczych stanowiskach może nie podzielać tego przekonania.

Spotykałam i spotykam osoby, które nie dbają o to, jak ich komunikat będzie odebrany przez otoczenie. To dla nich nieistotny temat. Co gorsza, czasem są to osoby na wyższych stanowiskach. One nawet nie chcą zrozumieć tej kwestii. Nie zastanawiają się nad tym, co piszą w e-mailach. Niektórzy wręcz otwarcie przyznają, że dbałość o odpowiedni dobór słów i formę zwracania się do współpracowników uważają za “fanaberie”. Przecież “nie ma czasu na zbędne dyskusje“. Zgadza się, często dyskusje są niepotrzebne… i wywołane przez czyjś zbyt emocjonalny lub oschły e-mail. Jednak piastowanie określonych stanowisk lub pozycja działu w firmie zobowiązuje do określonej formy komunikacji z innymi osobami.

Jak to wygląda w praktyce? Pewien przypadek.

Znajoma opowiadała mi kiedyś historię, która zapadła mi w pamięć jako ciekawy przykład wywarcia wpływu na komunikację w firmie. Rzecz dotyczyła pewnego e-maila, adresowanego do pracowników. Wiadomość była przypomnieniem zasad korzystania z określonego przywileju pracowniczego, w tym konsekwencji ich niestosowania. Znajomej nie spodobał się ton przekazu, choć zgadzała się co do kwestii merytorycznych. Zamanifestowała to w wiadomości, przesłanej do wszystkich. Otrzymała odpowiedź. Nadawca nie odniósł się do stylu komunikacji – interesował go jedynie oczekiwany skutek działania. Po jakimś czasie odezwał się inny adresat wiadomości, także zwracając uwagę na wydźwięk komunikatu. Został przygotowany nowy e-mail. W porównaniu z pierwszą wersją, jego ton był  bardziej empatyczny i przyjemny w odbiorze.

Ta historia pokazuje, że warto zwracać uwagę na jakość komunikacji. Zamiast grożąc  konsekwencjami, można napisać informację dla pracowników w tonie neutralnym. Czy w opisanym przypadku można było zrobić tak od razu? Tak, ale górę wziął nawyk myślenia o odbiorcach jako petentach, z którymi trzeba załatwić sprawę na własnych warunkach. Przypomina to komunikat skonstruowany według wnioskowania: „jeśli A i B, to C”. Jeśli ktoś wykracza poza ramy A i B, to jego przypadek po prostu nie istnieje, bo nie przystaje do szablonu.

Co zawiniło w procesie komunikacji? Nadawca nie zadał sobie trudu, aby zastanowić się, jaki będzie odbiór informacji. Specjalnie piszę tu o zadawaniu sobie trudu. Powiecie: „Nie wymagaj za wiele. To pewnie nie jest to jego naturalny styl komunikacji”. Nie wymagam, aby był. Doceniam myślenie i wychodzenie poza swój odruchowy sposób odpowiadania ludziom. Jest to istotne zwłaszcza w komunikacji, bo odbiorcy są różni. Wystarczy być świadomym różnych stylów odbiorców i praktykować odmienne od swojego sposoby pisania. Tak można sobie z tym poradzić.

Czy można żyć z brakiem tych umiejętności? Parafrazując słowa znajomego „można, ale co to za życie”. 🙂

Niektóre firmy zwracają na to uwagę. Zauważają, jak dobór wyrazów czy budowa zdań wpływają na emocje odbiorcy. Oby ta świadomość i wiedza zyskiwała coraz więcej zwolenników i praktyków! Takie mamy marzenie jako trenerzy Lekcji Pisania.

PS* Wpis powstał w Dniu Dziecka, dlatego zachęcam do przemyślenia wpisu w kontekście relacji rodzice-dzieci.

Jeśli zainteresował Cię mój sposób myślenia, napisz do mnie. Może i w Twojej firmie wspólnie zmienimy sposób komunikacji?

aganieszka-padzik-wolosAgnieszka Padzik-Wołos | Ekonomistka z zacięciem humanistycznym – lepiej przyswaja beletrystykę niż wiadomości gospodarcze. Od ukończenia studiów zajmuje się komunikacją marketingową. 12 lat przepracowała w branży funduszy inwestycyjnych. Obecnie menedżer i trenerka w projekcie Lekcja Pisania. Dodatkowo rozwija własny projektAkcja Komunikacja. Przeciwniczka gotowych recept i słów-wytrychów. Fanka sedna spraw, jasnej komunikacji oraz nieskomplikowanych relacji międzyludzkich. Aby rozplątywać te zawiłości i dojść do swojego sedna, ukończyła studiaCoaching profesjonalny na Akademii Leona Koźmińskiego. Uważa, że myślenie coachingowe bardzo pomaga w biznesie – także w komunikacji marketingowej i pisemnej. Od 4 lat prowadziswój blog prywatny, choć ostatnio z niską częstotliwością :-) Uwielbia spędzać czas we Włoszech, które są dla niej esencją dobrej kuchni, wina i smakowania życia.

.

komunikacja

Dodaj komentarz